Effektive Gespräche mit Kunden: Wie Finanzberater Unterbrechungen vermeiden können

Finanzberater haben oft Schwierigkeiten, Zeit für produktive Gespräche mit ihren Kunden zu finden. Einer der Hauptgründe dafür sind Unterbrechungen, sei es durch Anrufe, E-Mails oder unerwartete Besuche. Diese Unterbrechungen können nicht nur den Fortschritt der aktuellen Kundenmeetings behindern, sondern auch die geplante Agenda des Tages stören und zu Verzögerungen führen.

Ein aktueller Blogbeitrag des Branchenexperten Michael Kitces erörtert, wie Finanzberater effektive Gespräche mit ihren Kunden führen können, ohne von Unterbrechungen gestört zu werden. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Punkte aus seinem Beitrag vorgestellt.

  1. Ein strukturierter Ansatz kann helfen

Ein strukturierter Ansatz kann dazu beitragen, Unterbrechungen zu minimieren und effektivere Gespräche mit Kunden zu führen. Vor dem eigentlichen Termin sollten Berater eine Agenda erstellen und diese dem Kunden vorab zusenden. Dies gibt dem Kunden eine klare Vorstellung davon, was während des Termins besprochen wird, und ermöglicht es ihm, relevante Unterlagen und Informationen vorzubereiten. Während des Meetings sollten Berater sich auf die Agenda konzentrieren und den Kunden ermutigen, Fragen und Anliegen auf die vorab festgelegten Themen zu beschränken.

  1. Klare Kommunikation

Klare Kommunikation ist ein wesentlicher Faktor, um Unterbrechungen zu minimieren. Berater sollten ihren Kunden deutlich machen, dass sie für eine bestimmte Zeit nicht verfügbar sind und dass sie während dieser Zeit nicht gestört werden können. Ebenso sollten sie klare Erwartungen an ihre Kunden bezüglich der Art und Weise kommunizieren, wie sie erreichbar sind und welche Zeiten für Gespräche oder Besprechungen reserviert sind.

  1. Die richtigen Tools verwenden

Die richtigen Tools können dazu beitragen, die Produktivität von Finanzberatern zu steigern und Unterbrechungen zu minimieren. Zum Beispiel können Kalenderanwendungen wie Google Kalender dazu beitragen, dass Berater effektiver und effizienter planen und Terminanfragen besser verwalten können. E-Mail-Filter und automatische Antworten können auch dazu beitragen, dass Kundenanfragen organisiert und priorisiert werden, während gleichzeitig die Verfügbarkeit der Berater für wichtige Angelegenheiten gewährleistet bleibt.

  1. Erreichbarkeit begrenzen

Obwohl Erreichbarkeit für Kunden wichtig ist, sollten Berater auch ihre Erreichbarkeit begrenzen, um Unterbrechungen zu minimieren. Eine Möglichkeit ist es, spezifische Zeiten für Kundenmeetings und Besprechungen festzulegen und diese Zeiten konsequent einzuhalten. Berater können auch eine “nicht stören”-Funktion auf ihren Mobiltelefonen aktivieren, um unerwünschte Anrufe oder Nachrichten während wichtiger Termine zu vermeiden.

  1. Prioritäten setzen

Finanzberater sollten lernen, Prioritäten zu setzen und ihre Zeit auf die Kunden zu konzentrieren, die am meisten wertschöpfend sind. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Kunden danach zu segmentieren, welche von ihnen am meisten zum Erfolg des Geschäfts beitragen und welche weniger wertvoll sind. Dies ermöglicht es Beratern, ihre Zeit und Ressourcen auf die wertvolleren Kunden zu konzentrieren und die weniger wertvollen Kunden an Mitarbeiter oder sogar an andere Berater zu delegieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Finanzberater berücksichtigen sollten, ist, wie sie ihre Zeit effektiv nutzen, um ihren Kunden einen höheren Mehrwert zu bieten. Das bedeutet, sich auf produktive Gespräche zu konzentrieren, die dazu beitragen, Kunden zu informieren und zu bilden, anstatt Zeit damit zu verschwenden, Informationen zu wiederholen oder nicht produktive Themen zu diskutieren. Um dies zu erreichen, müssen Berater sicherstellen, dass sie gut organisiert und vorbereitet sind, bevor sie in Gespräche mit Kunden gehen.

In einem kürzlich erschienenen Blogbeitrag auf Kitces.com wird beschrieben, wie Berater ihre Zeit effektiv nutzen und produktive Gespräche führen können, indem sie Störungen während ihrer Gespräche minimieren. Der Artikel stellt fest, dass Störungen in einem Gespräch nicht nur die Konzentration des Beraters beeinträchtigen können, sondern auch die Wahrnehmung des Kunden davon beeinflussen können, wie effektiv und professionell der Berater ist.

Eine Möglichkeit, Störungen zu minimieren, besteht darin, das Gespräch im Voraus sorgfältig zu planen. Dies umfasst die Erstellung einer detaillierten Agenda und das Identifizieren von Schlüsselthemen, die während des Gesprächs besprochen werden müssen. Ein weiterer Tipp besteht darin, sicherzustellen, dass der Berater während des Gesprächs keine ablenkenden Aktivitäten durchführt, wie z. B. das Überprüfen von E-Mails oder das Beantworten von Telefonanrufen.

Zusätzlich können Technologien wie virtuelle Meeting-Plattformen dazu beitragen, Gespräche effektiver zu gestalten, indem sie die Möglichkeit bieten, Dokumente und Präsentationen in Echtzeit zu teilen und zu diskutieren. Dies reduziert auch die Notwendigkeit, physische Kopien von Dokumenten mitzubringen oder per E-Mail zu verschicken, was zu zusätzlicher Zeitverschwendung führen kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Berater berücksichtigen sollten, ist, wie sie mit Kunden kommunizieren. Dies umfasst nicht nur die Art der Kommunikation (z. B. telefonisch, per E-Mail oder persönlich), sondern auch den Ton und den Stil der Kommunikation. Berater sollten sich bemühen, eine offene und freundliche Atmosphäre zu schaffen, in der Kunden sich wohl fühlen und in der Lage sind, ihre Bedenken und Fragen ohne Angst vor Urteilen oder Vorwürfen zu äußern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass effektive Zeitmanagement- und Kommunikationsfähigkeiten für Finanzberater von entscheidender Bedeutung sind, um produktive Gespräche mit Kunden zu führen und ihre Geschäftsziele zu erreichen. Durch die Segmentierung ihrer Kunden, die Planung von Gesprächen im Voraus, die Minimierung von

Ablenkungen während der Sitzungen und die Festlegung von Grenzen für die Dauer und Häufigkeit von Besprechungen können Finanzberater effektiver und produktiver arbeiten. Dies führt zu besseren Ergebnissen für die Kunden und steigert das Ansehen des Beraters in der Branche.

Insgesamt ist es für Finanzberater unerlässlich, ihre Zeit und Ressourcen sorgfältig zu planen, um eine effektive Kundenbetreuung zu gewährleisten.

Fazit:

Insgesamt ist die effektive Zeitnutzung eine Schlüsselkompetenz für Finanzberater, um den maximalen Nutzen für ihre Kunden und ihr Unternehmen zu erzielen. Die Segmentierung der Kunden und die Fokussierung auf die wertschöpfendsten Kunden sind wichtige Schritte, um die Effizienz zu steigern und das Einkommen zu maximieren. Durch eine sorgfältige Planung von Kundengesprächen und die Minimierung von Unterbrechungen während dieser Gespräche können Finanzberater auch sicherstellen, dass sie ihre wertvolle Zeit optimal nutzen. Es ist auch wichtig, die Kommunikation mit den Kunden zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie gut informiert sind und klare Erwartungen haben. Und schließlich sollten Finanzberater sich nicht scheuen, Kunden zu trennen, die nicht mehr zur Zielgruppe passen, um sicherzustellen, dass sie ihre Ressourcen auf die Kunden konzentrieren können, die am meisten Wert für ihr Geschäft schaffen.

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h_krischke
Author: h_krischke

Seit Oktober 2018 bin ich bei der DZ PRIVATBANK S.A. tätig, berate vermögende Privat- und Firmenkunden sowie Stiftungen auf die strategische und systematische Planung zur Verwaltung und Steigerung des Vermögens einer Person oder eines Unternehmens. Im Oktober 2021 habe ich das Netzwerk IFFUN UG - Informationen für Finanz- und Nachfolgeplanung gegründet, mit dem Ziel fachliche Impulsvorträge zur Wissensvermittlung zu ermöglichen. Seit Juni 2023 bin ich im FPSB Deutschland e.V. als Schatzmeister tätig und gemeinsam mit den Vorstandskollegen bestrebt, dem Ansehen der privaten Finanzplanung vermehrt Aufmerksamkeit zu ermöglichen.

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