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Die Bedeutung von Notfallakten und Vorsorgevollmachten für Unternehmer und ihre Finanz- und Nachfolgeplaner

In Zeiten von unvorhersehbaren Ereignissen wie der aktuellen COVID-19-Pandemie wird deutlich, wie wichtig es ist, auch für Unternehmen entsprechende Vorsorgemaßnahmen zu treffen. Ein plötzlicher Ausfall der Geschäftsleitung kann das Unternehmen gefährden und zu erheblichen Problemen führen. In diesem Blogbeitrag möchten wir uns mit den Aspekten der Notfallakte und Vorsorgevollmacht im Unternehmensbereich beschäftigen und insbesondere Finanz- und Nachfolgeplaner, die vermögende Kunden und Unternehmer betreuen, auf deren Bedeutung hinweisen.

Die Notfallakte: Vorbereitet sein für den Ernstfall

Eine Notfallakte ist ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen auch in Abwesenheit der Geschäftsleitung reibungslos weiterlaufen kann. In dieser Akte werden alle relevanten Informationen und Arbeitsabläufe des Unternehmens zusammengestellt. Dazu gehören unter anderem Zugangskennungen, Passwörter und Sicherungsmaßnahmen für digitale Systeme. Die Notfallakte sollte an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, der leicht zugänglich ist, aber vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Vertrauenswürdige Personen, wie enge Angehörige oder beratende Fachleute wie Steuerberater, können gebeten werden, die Notfallakte aufzubewahren und sie im Ernstfall bereitzustellen.

Die Vorsorgevollmacht: Sicherstellen, dass das Unternehmen handlungsfähig bleibt

Eine Vorsorgevollmacht ist eine Vollmacht, die einer bestimmten Person umfassende Befugnisse zur Vertretung des Unternehmens erteilt. Diese Vollmacht sollte schriftlich abgefasst sein, um Beweiszwecken gerecht zu werden. Eine notariell beglaubigte Vollmacht kann sogar bei Immobiliengeschäften oder bestimmten Entscheidungen bei einer GmbH erforderlich sein. Eine uneingeschränkte Vorsorgevollmacht erlaubt der bevollmächtigten Person, im Namen des Unternehmens Rechtsgeschäfte abzuschließen. Es ist jedoch wichtig, die Auswahl der bevollmächtigten Person sorgfältig zu treffen, da Missbrauchspotenzial besteht. Die bevollmächtigte Person sollte daher äußerst vertrauenswürdig sein.

Einschränkungen und Schutzmaßnahmen

Es besteht die Möglichkeit, die Vorsorgevollmacht einzuschränken, um Missbrauch zu verhindern. Allerdings sollte man sich bewusst sein, dass zu starke Einschränkungen die Handlungsfähigkeit der bevollmächtigten Person erheblich beeinträchtigen können. Es ist auch möglich, die Vollmacht auf zwei Personen zu verteilen, die bei Entscheidungen zusammenwirken müssen, um das Vier-Augen-Prinzip anzuwenden. Eine Kombination aus Gesamt- und Einzelvertretung kann eine sinnvolle Lösung sein, um sowohl effiziente Entscheidungen als auch Kontrollmechanismen zu gewährleisten.

Die Betreuungsverfügung: Wenn keine geeignete Person vorhanden ist

Falls keine geeignete Person für die Vorsorgevollmacht zur Verfügung steht, kann das Betreuungsgericht eine Betreuung anordnen. Die Entscheidung liegt im Ermessen des Gerichts, aber die Wünsche der betreuten Person werden berücksichtigt, wenn sie in einer Betreuungsverfügung festgehalten wurden. Eine Betreuungsverfügung sollte auch dann verfasst werden, wenn eine Vorsorgevollmacht besteht, um zusätzliche Vorstellungen und Anforderungen im Falle einer Betreuung zu dokumentieren.

Fazit: Die rechtzeitige Vorsorge ist entscheidend

Die Erstellung einer Notfallakte und die Erteilung einer Vorsorgevollmacht sind für Unternehmen von großer Bedeutung, insbesondere für vermögende Kunden und Unternehmer, die auf die Betreuung durch Finanz- und Nachfolgeplaner angewiesen sind. Diese Maßnahmen helfen sicherzustellen, dass ein Unternehmen auch bei plötzlichem Ausfall der Geschäftsleitung handlungsfähig bleibt und weiterhin erfolgreich agieren kann. Im Fazit möchten wir daher fünf Kernthesen für Finanz- und Nachfolgeplaner in ihrer Beratungspraxis hervorheben:

  1. Notfallakte und Vorsorgevollmacht sollten bei allen Unternehmen auf der To-Do-Liste stehen, um im Fall eines Ausfalls der Geschäftsleitung gut gerüstet zu sein.
  2. Eine Notfallakte sollte alle relevanten Informationen und Zugangsdaten enthalten und an einem sicheren, aber zugänglichen Ort aufbewahrt werden.
  3. Bei der Erteilung einer Vorsorgevollmacht ist es wichtig, eine vertrauenswürdige Person auszuwählen, die bereit und in der Lage ist, die Geschäfte des Unternehmens zu führen.
  4. Einschränkungen in der Vorsorgevollmacht sollten sorgfältig abgewogen werden, um die Handlungsfähigkeit der bevollmächtigten Person nicht unnötig einzuschränken.
  5. Eine Betreuungsverfügung sollte verfasst werden, um im Falle einer Betreuung klare Anweisungen und Vorstellungen festzulegen.

Die rechtzeitige Vorsorge und die Einbindung von Fachleuten wie Steuerberatern sind entscheidend, um mögliche Schwierigkeiten zu vermeiden und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Es ist ratsam, sich umfassend rechtlich beraten zu lassen, um individuelle Bedürfnisse und Anforderungen bestmöglich zu berücksichtigen.

Hinweis: Dieser Blogbeitrag bietet lediglich einen Überblick über das Thema und kann keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen. Es ist ratsam, sich bei Fragen oder spezifischen Anliegen an, einen Fachanwalt für Steuerrecht oder einen entsprechenden Fachexperten zu wenden.

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h_krischke
Author: h_krischke

Seit Oktober 2018 bin ich bei der DZ PRIVATBANK S.A. tätig, berate vermögende Privat- und Firmenkunden sowie Stiftungen auf die strategische und systematische Planung zur Verwaltung und Steigerung des Vermögens einer Person oder eines Unternehmens. Im Oktober 2021 habe ich das Netzwerk IFFUN UG - Informationen für Finanz- und Nachfolgeplanung gegründet, mit dem Ziel fachliche Impulsvorträge zur Wissensvermittlung zu ermöglichen. Seit Juni 2023 bin ich im FPSB Deutschland e.V. als Schatzmeister tätig und gemeinsam mit den Vorstandskollegen bestrebt, dem Ansehen der privaten Finanzplanung vermehrt Aufmerksamkeit zu ermöglichen.

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